تعیین اهداف مرتبط و قابلاندازهگیری یک فرآیند مهم در برنامهریزی و مدیریت است. برای تعیین اهداف مرتبط و قابلاندازهگیری، میتوانید از روشهای SMART و OKR استفاده کنید.
روش SMART به شما کمک میکند تا اهداف مرتبط خود را بهصورت خلاصه و واضح تعیین کنید. این روش در روانشناسی یک روش هدفگذاری است که معمولاً درزمینهٔ مدیریت زمان و تحقق اهداف مرتبط شخصی و حرفهای استفاده میشود.
این روش که عموماً بهعنوان یک روش هدفگذاری قابلاجرا و محکم شناخته میشود، شامل پنج مرحله است که دقیقاً بررسی، تعریف و تنظیم هدفها را تسهیل میکند. SMART یک مخفف است که به موارد زیر اشاره میکند:
Specific (مشخص):
هدفها باید مشخص و دقیق تعریف شوند. باید بهطور کامل فهمید که هدف دقیقاً چیست و چه نتایجی باید به دست آورد.
روش Specific به معنای روشی است که برای رسیدن به یک هدف یا حل یک مسئله خاص استفاده میشود. در بسیاری از زمینهها و صنایع، لازم است روشهای خاص و مشخصی برای دستیابی به نتایج دقیق و مطلوب انتخاب شوند.
مثالهایی از روشهای Specific عبارتاند از:
روشهای تحقیق
در علم و پژوهش، روشهای خاصی مانند تجربیات میدانی، آزمایشگاهی، مطالعات موردی، مصاحبهها و نظرسنجیها برای جمعآوری دادهها و درک بهتر مسئله و نتایج استفاده میشوند.
روشهای درمانی
در پزشکی، روشهای خاصی مانند جراحی، درمان دارویی، رادیوتراپی و فیزیوتراپی برای درمان بیماریها و بهبود وضعیت بیماران استفاده میشوند.
روشهای تولید و صنعتی
در صنعت، روشهای خاصی مانند خط تولید، فرآیندهای نگهداری و آزمودن کیفیت برای تولید محصولات با کیفیت و استاندارد استفاده میشوند.
روشهای آموزش و یادگیری
در علوم تربیتی و آموزش، روشهای خاصی مانند روشهای کلاسیک و مدرن یادگیری، روشهای تدریس فعال و همکاری محور و استفاده از فناوریهای آموزشی برای ارائه آموزشهای مؤثر استفاده میشوند.
در هر حوزهای، روشهای Specific با توجه به شرایط و نیازهای مسئله خاص، انتخاب و پیادهسازی میشوند تا به نتایج دقیق و مطلوب دستیابیم.
Measurable (قابلاندازهگیری):
هدفها باید قابلاندازهگیری باشند تا پیشرفت ما در راستای دستیابی به آنها بتواند اندازهگیری باشد. باید بتوانید تغییرات مشخصی را در راستای اهداف مرتبط خود مشاهده کنید. روش قابلاندازهگیری (Measurable) یکی از اصول مهم در تعریف اهداف است.
این اصل به معنای قابلیت سنجش و اندازهگیری پیشرفت و دستیابی به اهداف مرتبط مورد نظر است. هدفها باید قابلیت اندازهگیری داشته باشند تا بتوان بهصورت کمی و کیفی میزان پیشرفت و دستیابی به آنها را ارزیابی کرد.
برای تعیین روش قابلاندازهگیری هدف، میتوان از معیارها و شاخصها استفاده کرد. معیارها و شاخصها به ما کمک میکنند تا بتوانیم میزان پیشرفت و دستیابی به اهداف مرتبط را بهصورت کمی بسنجیم.
بهعنوانمثال، اگر هدف ما افزایش فروش محصولی است، معیارهایی مانند میزان فروش ماهانه، درآمد حاصل از فروش، تعداد مشتریان جدید و غیره را میتوانیم برای اندازهگیری استفاده کنیم.
روش قابلاندازهگیری هدف باید دقیق، قابل تفسیر و قابل تکرار باشد. همچنین، باید بتوان با استفاده از این روش، پیشرفت و دستیابی به هدف را بهصورت مستمر و مداوم نظارت کرد.
استفاده از روش قابلاندازهگیری در تعیین هدفها و اهداف کمک میکند تا فرآیند برنامهریزی و مدیریت بهبود پیشرفت و پیشبرد پروژهها و فعالیتها را سهولت بخشد.
Attainable (قابلدستیابی):
اهداف مرتبط باید قابلدستیابی باشند و با موقعیت و شرایط ما تطبیق داده شوند. باید بتوانیم منابع و تواناییهای لازم را برای دستیابی به اهداف مرتبط را داشته باشیم.
روش قابلدستیابی (Attainable) یکی از اصول مدیریت برنامهریزی است که در تعیین اهداف مرتبط و اهداف قابلدستیابی تأثیرگذار است. این روش به معنای تعیین اهدافی است که با توجه به منابع و شرایط موجود، برای سازمان یا فرد قابلدستیابی باشند.
با استفاده از روش قابلدستیابی، اهداف مرتبط بهگونهای تعیین میشوند که بهطور عملی و در محدودهای قابلدستیابی باشند. این به معنای تعیین اهدافی است که با توجه به منابع، زمان، مهارتها و شرایط محیطی، قابلیت دستیابی به آنها وجود داشته باشد.
به این ترتیب، احتمال دستیابی به اهداف مرتبط، بیشتر میشود و افراد و سازمانها با بهبود و افزایش انگیزه، به سمت اهداف مرتبط خود پیش میروند.
برای استفاده از روش قابلدستیابی در تعیین اهداف مرتبط، مراحل زیر را میتوان دنبال کرد:
ارزیابی وضعیت فعلی
بررسی و ارزیابی شرایط فعلی، منابع موجود و توانمندیهای فرد یا سازمان در نظر گرفته میشود. این مرحله شامل تحلیل نقاط قوت و ضعف، فرصتها و تهدیدها (SWOT) است.
تعیین هدفها
بر اساس ارزیابی وضعیت فعلی، هدفها، قابلدستیابی تعیین میشوند. اهداف باید مشخص، قابلاندازهگیری، قابل ترجمه به فعالیتها و بازدهی و قابل تحقق در زمان معین باشند.
تخصیص منابع
بررسی منابع موجود از جمله انسانی، مالی، فیزیکی و زمان و تخصیص آنها بر اساس اهداف تعیینشده. تخصیص منابع باید با اولویتبندی و بر اساس اهمیت و ضرورت هدفها صورت گیرد.
برنامهریزی و اجرا
طراحی برنامهها و فعالیتها برای دستیابی به هدفها و اهداف تعیینشده. این برنامهریزی شامل تعیین فعالیتها، زمانبندی، مسئولیتپذیری و نحوه اندازهگیری پیشرفت است.
Relevant (مرتبط):
هدفها باید باارزشها، اولویتها و نیازهای ما مرتبط باشند. باید با مسیر و آرمانهای شخصی ما همخوانی داشته باشند.
روش Relevant یا روش مربوط به شباهت یا ارتباط، یک روش در حوزه جستجو و استخراج اطلاعات است که برای بهبود دقت نتایج جستجو و ترتیب بندی اسناد استفاده میشود. این روش بر پایه ارتباط بین کوئری (سؤال کاربر) و اسناد (مطالب موجود در پایگاه داده) استوار است.
در روش Relevant، برای ارزیابی و تشخیص میزان شباهت بین کوئری و اسناد، از معیارهای مختلفی مانند شباهت کیلیهمینگ، شباهت کسینوسی و تابع شباهت ژاکارد استفاده میشود. این معیارها معمولاً بر مبنای تطبیق بین واژهها و عبارات موجود در کوئری و اسناد محاسبه میشوند.
در فرآیند جستجو و استخراج اطلاعات با استفاده از روش Relevant، ابتدا کوئری توسط سیستم تجزیهوتحلیل میشود تا اطلاعات مربوط به آن مانند واژهها و عبارات موجود در آن استخراج شوند. سپس با استفاده از معیارهای شباهت، اسناد موجود در پایگاه داده با کوئری مقایسه میشوند و به ترتیب شباهت، نتایج جستجو به کاربر ارائه میشوند.
روش Relevant در سیستمهای جستجوی موتورهای جستجو، پایگاههای دانش، سیستمهای پرسش و پاسخ و سایر سیستمهای مشابه استفاده میشود. با بهبود روش Relevant، دقت جستجو و ترتیب بندی نتایج بهبود مییابد و کاربران میتوانند به سرعت و با دقت بالاتر به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند.
Time-bound (محدود به زمان):
هدفها باید بهطور محدود به زمان مشخصی تعیین شوند. روش Time-bound یا متعهد به زمان، یکی از اصول هوشمندانه تعیین اهداف است که برای دستیابی به هدف مشخصشده، زمان محدودی تعیین میکند. این روش به شما کمک میکند تا برنامهریزی مناسبی انجام داده و در زمان مشخص به هدف مورد نظر خود برسید.
برای استفاده از روش Time-bound در تعیین اهداف، میتوانیم از مراحل زیر استفاده کنیم:
تعیین هدف محدود و مشخص
هدفی که میخواهیم به آن دستیابیم را بهصورت دقیق و مشخص تعریف میکنیم، اهداف باید قابلاندازهگیری باشند و معیارهای مشخصی برای اندازهگیری پیشرفت و دستیابی به آنها داشته باشید.
تعیین زمان محدود
برای هر هدف، زمان مشخصی تعیین میکنیم که در آن زمان باید به آن هدف دستیابیم. این زمان معمولاً میتواند یک مدتزمان مشخص مانند یک هفته، یک ماه، یا یک سال باشد.
تقسیمبندی هدف
هدف را به بخشهای کوچکتر تقسیم میکنیم. این بخشها میتوانند مراحلی باشند که برای دستیابی به هدف باید طی کنیم. هر بخش را بهصورت مجزا بررسی کرده و زمان مورد نیاز برای هر بخش را تعیین میکنیم.
برنامهریزی زمانی
برنامهریزی زمانی دقیقی برای هر بخش از هدف انجام میدهیم. مشخص میکنیم که در هر زمان مشخصی چه فعالیتهایی انجام خواهیم داد و چه مواردی را در نظر خواهیم گرفت.
پیشرفت را پیگیری می کنیم
در طول زمان محدود تعیینشده، پیشرفت خود را پیگیری می کنیم و مطمئن میشویم که در مسیر صحیح هستیم. اگر لازم است، تغییراتی در برنامه خود ایجاد میکنیم تا بهترین نتیجه را به دست آوریم.
استفاده از روش Time-bound در تعیین اهداف به ما کمک میکند تا مسئولیتپذیری و تمرکز بیشتری در دستیابی به اهداف خود داشته باشیم. با تعیین زمان محدود، میتوانیم خود را متعهد به انجام وظایف خود در موقعیتهای فشرده کرده
همچنین بهصورت موثرتری به دستیابی به هدف مورد نظر بپردازیم. همچنین، روش Time-bound به ما امکان میدهد تا پیشرفت خود را بهبود بخشیده و زمان بیشتری را بهصورت مؤثرتر مدیریت کنیم.
بهعنوانمثال، فرض میکنیم در حال برنامهریزی برای رشد فروش یک محصول خاص هستیم. هدف ما ممکن است بهصورت زیر تعریف شود:
هدف: افزایش فروش محصول X در سال جاری
Specific (مشخص): افزایش فروش محصول X
Measurable (قابلاندازهگیری): افزایش فروش درصدی 20٪ نسبت به سال گذشته
Achievable (قابلدستیابی): با برنامهریزی مناسب و استراتژیهای بازاریابی قابلدستیابی است.
Relevant (مرتبط): افزایش فروش محصول X در راستای استراتژی کلان سازمان.
Time-bound (زمانبندیشده): افزایش فروش تا پایان سال جاری.
همچنین، روش OKR (Objectives and Key Results) میتواند در تعیین اهداف مرتبط و قابلاندازهگیری مفید باشد.
در این روش، هر هدف اصلی (Objective) با چندین نتیجه کلیدی (Key Result) همراه است که معیارهای اندازهگیری پیشرفت را تعیین میکنند. نتایج کلیدی باید مشخص، قابلاندازهگیری و مرتبط با هدف اصلی باشند.
بهعنوانمثال، هدف اصلی ما میتواند بهصورت زیر باشد:
هدف اصلی: بهبود تجربه کاربری وبسایت
نتایج کلیدی
افزودن سرعت بارگیری صفحات به زمان کمتر از 2 ثانیه
افزایش نرخ تبدیل کاربران جدید به مشتریان به 15٪
افزایش میانگین زمان بازدید کاربران بر روی وبسایت به 3 دقیقه
نتیجه گیری
در اینجا هر یک از نتایج کلیدی قابلاندازهگیری هستند و بهبود تجربه کاربری وبسایت را نشان میدهند.
با استفاده از روش SMART و OKR، میتوانیم اهداف مرتبط و قابلاندازهگیری را بهصورت واضح و مشخص تعیین کنیم. این روشها به ما کمک میکنند تا اهدافمان را مدیریت کرده و پیشرفت خود را بهبود بخشیدم و در نهایت به نتایج مطلوب برسید.